Nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz sind die Gemeinden befugt, Ablichtungen zu beglaubigen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass neben der Ablichtung unbedingt auch das Original des Schriftstückes zum Vergleich vorgelegt wird, Zur Vornahme dieser Beglaubigung sind die Mitarbeiterinnen des Bürgerbüros berechtigt.
Von Personenstandsurkunden (Geburts-, Heirats- Sterbeurkunden), die jederzeit beschaffbar sind, sollen keine Ablichtungen beglaubigt werden.
Neben der Beglaubigung der Kopie eines Schriftstückes kann auch eine Unterschrift/Handzeichen beglaubigt werden. Diese Unterzeichnung muss allerdings persönlich und in Gegenwart der Bediensteten des Bürgerbüros vollzogen werden, nur dann kann die Beglaubigung erfolgen.